Bab 1
Pada
bab pertama ini kita akan mempelajari
mengenai Akuntansi dan Pengendalian Terhadap Kas. Yang terdiri dari
beberapa sub bab diantaranya adalah :
o Pengendalian
Intern
o Pengertian
Kas
o Rekonsiliasi
Bank
& Pengendalian Intern
1. Definisi pengendalian Intern
Pengendalian yang meliputi semua perencanaan dari suatu
organisasi dan semua metode serta prosedur yang diterapkan oleh manajemn dalam
rangka untuk :
o
menjaga asset perusahaan dari
pencurian,pembobolan, perampokan,manipulasi,korupsi yang dilakukan oleh
pihak-pihak tertentu. Serta pengunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak di
otorisasi.
o
meningkatkan akurasi dan kepercayaan dari
catatan akuntansi dengan cara mengurangi resiko kesalahan dalam proses
akuntansi yang dilakukan.
2. Tujuan Pengendalian Intern
o
menjaga asset perusahaan.
o
meningkatkan akurasi dan kepercayaan.
3.
Prinsip-prinsip
Pengendalian Intern
o
pembentukan pertanggungjawaban (establishment of
responbility)
à pembentukan
pertanggung jawaban :
-manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas
-tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang
diberikan kepadanya
-pembentukan pertanggung jawaban meliputi otorisasi dan
persetujuan atas suatu transaksi.
à pemisahan
tugas :
-tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas harus diberikan
kepada individu yang berbeda
-tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah
dengan tanggung jawab untuk menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan
o
adanya pemisahan tugas secara tegas (segregation
of duites)
o
prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan(documentation
procedure)
à dokumentasi
yang baik diperlukan untuk melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa
semua karyawan melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan.
Ada beberapa prinsip dalam prosedur dkumentasi , yaitu :
-semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu
(prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.
-dokumen sebagai
bukti pencatatan akuntansi disampaikan
kebagian akuntansi untuk menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.
o
pengendalian secara fisik, mekanik, dan
elektronik (physical, mechanical and electronic controls)
o
verifikasi internal yang indenpenden harus ada
(independent internal verification)
pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk
bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga
pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan :
-
verifikasi secara periodik dan mendadak
-
verifikasi oleh petugas yang independent
-
pemnyampaian saran kepada manajer untuk tindak
koreksi.
4.
Keterbatasan
pengendalian Intern :
-
adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) untuk
mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan manfaat yang
diperoleh.
-
Adanya faktor sumber daya manusia
-
Besarnya ukuran persahaan.
& Pengertian Kas
1) Definisi Kas
à kas merupakan
harta yang paling lancar atau
likuid, paling mudah diselewengkan, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur
akuntansi untuk mencapai dan mengendalikan kas.
è
Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh
masyarakat umum dan oleh sebab itu merpakan dasar-landasan yang kuat untuk
dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi yang didalam
perusahaan.
Ada dua
kriteria agar alat pembayaran dapat diklarifikasikan sebagai kas:
-
Harus dapat diterima umum sebagai alat
pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nominalnya.
-
Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran
untuk kegiatan sehari-hari.
Kas memilik
sifat-sifat atau karakteristik:
1.
Kas mempunyaisifat yang aktif tetapi tidak
produktif.
2.
Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas
kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah dipindahtangankan.
Sebagai pengawasasan terhadap kas harus mendapatkan
perhatian yang serius bagi manajemen.
2)
Sistem
Pengendalian Internal terhadap kas
Akuntansi terhadap kas lebih dititik
beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk kepentingan manajemn terhadap
kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas harus diarahkan kepada dua hal
yaitu : administrative and accounting control, yang secara umum terdiri dari :
-
Menyediakan kas yang cukup untuk operasi
perusaahaan sehari-hari(likuiditas)
-
Menghindarkan terjadinya kas yang mengganggur
(idle money)
-
Mencegah terjadinya kerugin-kerugian sebagai
akibat dari adanya penyalahgunaan kas.
System
pengendalian intern tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya
kesalahan-kesalahan, tetapi lebih mengutamakan pad usaha-usaha pencegahan dan
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan. Berhubungan
dengan kas, adanya pemisahan antara pengelola fisik uang (penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran) dan pengelolaan administrasinya mutlak
diperlukan. Dalam fungsi penerimaan kas, pengawasan harus ditunjukan agar semua
uang yang seharusnya diterima, benar-benar diterima dan dicatat. Dan dalam
fungsi pengeluaran kas; pengawasan harus diarahkan agar tidak terjadi
pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang.
3)
Pengawasan
Kas
Ada dasar-dasar tertentu yang bisa
digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai
berikut :
Penerimaan
uang
Prosedur-prosedur
pengawasan yang dapat digunakan antara lain :
1. Harus
ditunjukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap
penerimaan kas harus segera dicatat dan disetorkan ke bank.
2. Diadakan
pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.
3. Diadakan
pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu
setiap hari harus dibuat laporan kas.
Pengeluaran
Uang
Beberapa
prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut :
1. Semua
pengeluaran uang menggunakan cek , kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil
yang dibayar kas kecil.
2. Dibentuk
dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.
3. Penulisan
cek hanya dilakukan apanila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata
lain digunakan system voucher.
4. Dipisahkan
antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek,
yang mendatangani cek, dan mencatat pengeluaran kas.
5. Diadakan
pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu.
6. Diharuskan
membuat kas harian.
4) Dana kas kecil (PETTY CASH FUND)
Dana kas kecil atau petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak
ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dana ini
diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap
pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika
jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya
ditambah.
Penambahan
kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan.
Dalam
hubungannya dengan kas kecil ada dua metode digunakan , yaitu :
1. System
Imprest
2. Metode
Fluktuasi
System Imprest (Imprest fund method)
Dalam
system ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check
yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.
Check
tersebut dituangkan ke bank oleh kasir kecil dan uangnya digunakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Apabila
jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil
akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar
dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula.
Pengeluaran-pengeluaran
kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.
System Fluktuasi (fluctuating fund method)
Dalam metode fluktuasi
pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada system
imprest.
Perbedaannya
dengan system imprest adalah bahwa metode fluktuasi saldo rekening kas kecil
tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembalidan
pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Pencatatan
langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas
kecil.
Berikut ini
adalah contoh penctatan akutansi dalam kas kecil :
Dalam sebuah
perusahaan yang menyelanggarkan kas kecil bedasarkan imprest fund system
,terdapat transaksi-transaksi sebagai berikut:
4 januari
2000 : diserahkan
selembar cek nomor 3542 sebesar Rp 2.000.000,00
untuk membentuk kas kecil .
5 januari
2000 : dibayar biaya
telegaram Rp .60.000,00
7 januari
2000 : dibeli tunai alat –alat tulis untuk kantor Rp .96.000,00
12 januari
2000 : dibayar biaya angkut sebesar Rp . 320 .000,00
.
18 januari
2000 :
dibayar biaya angkut sebesar Rp .275 .000,00 .
19 januari 2000 :
dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp . 150 .000,00
21 januari 2000 :
dibeli di kantor pos, meterai dan perangko sebesar Rp. 102000,00
22 januari
2000 :
dibeli tunai alat –alat tulis Rp . 70.000,00
22 januari 2000 :
dibyar biaya angkut sebesar Rp . 190 .000,00 dan biaya upah bongkar sebesar Rp
. 72 .000,00
24 januari
2000 :
dibayar untuk parker dan biaya serba –serbi Rp . 50.000,00
25 januari
2000 :
dibayar biaya servis mesin –mesin kantot Rp . 80 .000,00 .
26 januari 2000 :
diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran –pengeluaran melalui uang kas
kecil dan setelah itu diterima pengganti dana dengan cek nomor 3575 ,
Diminta :
Catatlah
tranksi-tranksi tersebut diatas dalam buku kas kecil .
(untuk
pencatat dalam buku kas kecil ,gunakanlah perkiraan –perkiraan sebagai berkut :
perlengkapan kantor ; biaya pengankutan
; biaya seba –serbi ; biaya pos ,telepon dan telegram ; uang makan) . setelah
itu batlah ayat ayat jurnal yang diperlukan.
Jawaban dengan metode Imprest
Pencatatan
transaksi dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest (dana tetap) :
Ayat jurnal
yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil :
Tanggal
|
Perkiraan
|
Debet
|
|
04-01-00
|
Dana kas kecil
kas
|
2.000.000
|
2.000.000
|
(untuk mencatat pembentukan dana kas kecil
sebesar Rp 2.000.000 dengan mengunakan cek nomor 3542)
Ayat jurnal
yang harus dibuat dalam transaksi pengisian kembali kas kecil :
Tanggal
|
perkiraan
|
Debet
|
Kredit
|
26-01-00
|
Biaya pos,telepon,dan telegram
perlengkapan kantor
biaya pengangkutan
biaya pengangkutan
uang makan
biaya pos,telepon, dan telegram
perlengkapan kantor
biaya pengangkutan
biaya serba serbi
biaya serba serbi
kas
|
60.000
96.000
320.000
275.000
150.000
102.000
70.000
262.000
50.000
80.000
-
|
1.465.000
|
(untuk mencatat pengisian kembali dana kas
kecil sebesar 1.465.00 dengan menggunakan cek nomor 3575)
Setelah
dilakukan pengisian kembali kas kecil maka dana kas kecil akan bertambah lagi
sebesar Rp. 1.465.000 sehingga saldo dana kas kecil setelah pengisian kas kecil
berjumlah Rp. 2.000.000 (besarnya sama pada saat dibentuk)
Jawaban dengan metode fluktuatif
untuk
sekedar membandingkan kita akan mencoba melakukan pencatatan transaksi dengan
menggunakan metode fluktuatif, berikut ini pencatatannya
ayat jurnal
yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil : (jurnal yang
dibuat identik dengan metode imprest)
Tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
04—01-00
|
Dana kas kecil
kas
|
2.000.000
|
2.000.000
|
(untuk mencatat pebentukan dana kas kecil
sebesar Rp 2.000.000 dengan menggunakan cek nomor 3542)
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
05-01-00
|
Biaya pos, telepon dan
telegram
Dana kas kecil
|
60.000
|
60.000
|
(untuk
mencatat pembayaran biaya telegram 60.000)
Tanggal
|
Perkiraan
|
Debet
|
Kredit
|
07-01-00
|
Perlengkapan kantor
Dana kas kecil
|
96.000
|
96.000
|
(untuk
mencatat pembelian alat-alat tulis untuk kantor Rp 96.000
tanggal
|
Perkiraan
|
Debet
|
Kredit
|
12-01-00
|
Biaya pengangkutan
Dana kas kecil
|
320.000
|
320.000
|
(untuk
mencatat pembayaran biaya angkut, sebesar Rp 320.000)
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
18-01-00
|
Biaya pengangkutan
Dana kas kecil
|
275.000
|
275.000
|
(untuk
mencatat pembayaran biaya angkut sebesar Rp. 275.000
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
19-01-00
|
Uang makan
Dana kas kecil
|
150.000
|
150.000
|
(untuk
mencatat pembayaran uang makan untuk para karyawan uang lembur Rp. 150.000)
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
21-01-00
|
Biaya pos, telepon dan
telegram
Dan kas kecil
|
102.000
|
102.000
|
(untuk
mencatat pembelian dari kantor materai, dan perangko sebesar 102.000)
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
22-01-00
|
Perlengkapan kantor
Dana kas kecil
|
70.000
|
70.000
|
(untuk mencatat pembelian tunai alat-alat kantor Rp
70.000)
tanggal
|
Perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
22-01-00
|
Biaya pengangkutan
Dan kas kecil
|
262 500
|
262 500
|
(untuk
mencatat pembayaran biaya angkut sebesar Rp 190.000 dan biaya upah bongkar sebesar Rp 72.000)
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
24-01-00
|
Biaya serba-serbi
Dana kas kecil
|
50.000
|
50.000
|
(untuk
mencatat permbayaran parkir dan biaya serba-serbi Rp. 50.000)
tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
25-01-00
|
Biaya serba-serbi
Dana kas kecil
|
80.000
|
80.000
|
(untuk
mencatat pembayaran biaya servis mesin-mesin kantor Rp 80.000)
Pengisian kembali kas kecil untuk metode fluktuatif tidak sebesar jumlah
dana kas kecil yang dikeluarkan namun sebesar permintaan kasir pemegang kas
kecil secara bebas. Sebagai contoh bila jumlah yan diminta kasir kas kecil
untuk pengisian kembali kas kecil sebesar Rp. 1.750 .000, maka dengan demikian
saldo kas kecil akan berubah menjadi Rp. 2.285 .000 (jumlah ini berbeda dengan
saldo kas kecil pada saat dibentuk ).
& Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank digunakan untuk mengecek ketelitian pencatatan dalam
rekening kas dan catatan bank, selain itu untuk mengetahui penerimaan atau
pengeluaran yang belum dicatat oleh perusahaan.
Dalam membuat rekonsiliasi bank, perlu diketahui bahwa yang direkonsiliasikan
adalah catatan perusahaan dan bank, sehingga harus dibuat perbandingan antara
keduanya agar dapat diketahui perbedaan-perbedaan yang ada.
Perbandingan ini dilakukan dengan cara debit rekening kas dibandingkan
dengan kredit catatan bank yang bisa dilihat laporan bak kolom penerimaan, dan
kredit rekening kas dibandingkan dengan debit catatan bank yang bisa dilihat
dari laporan bank kolom pengeluaran.
Biasanya laporan bank diterima bulanan dan akan direkonsiliasikan dengan
catatan kas.
Rekonsiliasi laporan bank sebaiknya dibuat oleh pengawai yang tidak
mempunyai kepentingan terhadap kas.
Hal-hal yang menimbulkan perbedaan antara
saldo menurut catatan kas dengan saldo menurut laporan bank dapat digolongkan
sebagai berikut :
a. Elemen-elemen
yang oleh perusahaan sudah dicatat sebagai penerimaan uang tetapi belum dicatat
oleh bank.
Contoh :
§ Setoran
yang dikirimkan ke bank pada akhir bulan tetapi belum diterima oleh bank sampai
bulan berikutnya ( setoran dalam perjalanan/ deposit in transit)
§ Setoran
yang diterima oleh bank pada akhir bulan, tetapi dilaporkan sebagai setoran
bulan berikutnya, karena laporan bank sudah terlanjur dibuat ( setoran dalam
perjalanan/ deposit in transit)
§ Uang
tunai yang tidak disetorkan ke bank(cash on hand)
§ Non
sufficient check (NSC) yaitu check yang tidak cukup dananya untuk diuangkan
b. Elemen-elemen
yang sudah dicatat sebagai penerimaan oleh bank tetapi belum dicatat oleh
perusahaan
Contoh :
§ Bunga
yang diperhitungkan oleh bank terhadap simpanan, tetapi belum dicatat dalam
buku perusahaan ( jasa giro )
§ Penagihan
wesel oleh bank, sudah dicatat oleh bank sebagai penerima tetapi perusahaan
belum mencatatnya.
c. Elemen-elemen
yang sudah dicatat oleh perusahaan sebagai pengeluaran tetapi bank mencatatnya
sebagai pengeluaran.
Contoh :
§ Cek-cek
yang beredar ( outstanding cheque) yaitu check yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan dan sudah dicatat sebagai pengeluaran kas tetapi oleh yang menerima
belum di uangkan ke bank, sehingga bank belum mencatatnya sebagai pengeluaran.
§ Cek
yang sudah ditulis dan sudah dicatat dalam jurnal pengeluaran uang tetapi check
belum diserahkan kepada yang dibayar, maka cek tersebut belum merupakan pengeluaran,
oleh karena itu jurnal pengeluarkan kas harus dikoreksi pada akhir
periode(cheque on hand)
d. Elemen-elemen
yang sudah dicatat oleh bank sebagai pengeluaran tetapi belum dicatat oleh
perusaahan.
Contoh :
§ Cek
dari langganan yang ditolak oleh bank karena kosong tetapi belum dicatat oleh
perusahaan
§ Bunga
yang diperhitungkan atas overdraft (saldo kredit kas.) tetapi belum dicatat
oleh perusahaan
§ Biaya
jasa bank yang belum dicatat oleh perusahaan
Selain
keempat hal di atas ,perbedaan antara kas saldo kas menurut laporan bank dapat
terjadi akibat kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam catatan perusahaan maupun
catatan bank . untuk dapat membuat rekonsiliasi laporan bank maka
kesalahan-kesalahan yang ada harus di koreksi.
Rekonsiliasi
bank dapat dibuat dalam 2 macam cara yang berbeda :
I.
Rekonsiliasi saldo akhir, yang dabat dibuat
dalam 2 bentuk :
v Laporan
rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukan saldo yang benar
v Laporan
rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas
II.
Rekonsiliasi saldo awal, penerimaan, pengeluaran
dan saldo akhir, yang bisa dibuat dalam 2 bentuk :
v Laporan
rekonsiliasi saldo bank kepada saldo kas (4 kolom)
v Laporan
rekonsiliasi saldo bank dan saldo kas untuk menunjukan saldo yang benar (8
kolom)
Contoh
Pengerjaan Laporan Rekonsiliasi Bank :
Saldo rekening bank ALAMO dibuku
besar PT.SANDROS pada tanggal 31 juli 2006 menunjukkan jumlah Rp. 185 .500.
saldo menurut rekening Koran pada tanggal tersebut adalah Rp. 207.000 setelah
dilakukan pemeriksa ,perbedaan itu disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
a) Biaya
administrasi bank untuk bulan juli 2006 sebesar Rp. 2.800 yang muncul di
rekening koran belum di catat oieh perusahaan oleh karena nota debitnya belum
sampai.
b) Lima
lembar cek berjumlah Rp. 40 .750 yang telah dibayarkan kepada para pemasok
(supplier ) untuk melunasi utang ternyata masih belum diuangkan .
c) Cek
yang ditarik PT.SANDRA sebesar Rp. 15 .000 telah salah di bukukan oleh bank ke
dalam rekening PT. SANDROS
d) Kiriman
uang dari melalui transfer bank sebesar Rp. 3.950 untuk pelunasan utangnya
belum di catat dalam pembukuan perusahaan .
e) Cek
nomor SR 5220 sebesar Rp. 70.550 di catat dalam pembukuan PT .SANDROS dengan
jumlah Rp. 65.150
Diminta :
1. Buatlah
rekonsiliasi bank untuk PT .SANDROS pada tanggal 31 juli 2006 .
2. Buatlah
jurnal penyesuaian yang di perlukan.
Jawab:
PT.
SANDROS
LAPORAN
REKONSILIASI BANK
31
JULI 2006
SALDO MENURUT BANK Rp207.000
Ditambah :
-.
Koreksi kesalahan bank Rp.
15.000 15.000
Rp
222.000
Dikurangi
:
-. Cek yang masih beredar Rp. 40.750 (Rp.
40.750)
Saldo yang benar
Rp. 181.250
SALDO
MENURUT PERUSAHAAN Rp. 185.500
Ditambah
:
-. Kiriman
Uang Rp
3.950 Rp 3. 950
Rp 189.450
Dikurangi
:
-.
Beban Administrasi Bank Rp.
2.800
-.
Koreksi kesalahan cek Rp.
5400
Rp8.200 (Rp.
8.200)
Saldo yang benar Rp. 181.250
Ayat
Jurnal Penyesuaian yang dibuat :
Tanggal
|
perkiraan
|
Debet
|
Kredit
|
31-07-06
|
Kas di bank
Piutang dagang
|
3.950
|
3.950
|
Tanggal
|
perkiraan
|
debet
|
Kredit
|
31-07-06
|
Beban Administrasi Bank
Kas di
Bank
|
2.800
|
2.800
|
Tanggal
|
Perkiraan
|
Debet
|
Kredit
|
31-07-06
|
Piutang Dagang
Kas di
Bank
|
5.400
|
5.400
|
